Ville d'Orléans

Fil d'ariane

vous êtes : Accueil / économie - emploi / la ville recrute

thématiques

mairie

la ville recrute

ville d'Orléans site officiel | économie - emploi | la ville recrute

 

 

 

 




Cadre d'emploi : Rédacteur territorial

 

 

Chargé des manifestations protocolaires h/f
Direction des relations publiques
   
Mission principale :
    
La Direction des Relations Publiques a pour mission d’organiser les événements institutionnels de la Ville en étant garante de leur qualité auprès de la population et de ses partenaires.

Le service Protocole et Mémoire, au sein de la Direction des Relations Publiques, gère et coordonne chaque année ces évènements institutionnels (réceptions, inaugurations, cérémonies patriotiques, etc.). Il participe parallèlement à l’organisation des événements dont la Ville est partenaire (conférences, expositions, etc.), conseille et accompagne les structures externes et internes (collectivités, organisations, services) sur le volet protocolaire des événements dont elles ont la charge.

Le Chargé-e des Manifestations Protocolaires placé-e sous la responsabilité du Responsable Protocole et Mémoire assure en lien avec lui, des missions larges allant de la préparation des cérémonies, inaugurations et autres événements institutionnels à la mise en place d’évènements spécifiques dans le cadre de la Mémoire (conférences, accompagnements des projets d’associations mémorielles, etc.). Le Chargé-e des Manifestations assure la gestion et la mise à jour des fichiers protocolaires via un logiciel dédié (Eudonet)

      
Activités :
   
1/ Missions protocolaires selon répartition du Responsable de service :

• Suivre l’organisation de toutes les cérémonies municipales et métropolitaines officielles (fêtes de Jeanne d’Arc, festival de Loire, inaugurations, premières pierres, remises de distinctions, etc.)
• Organiser les cérémonies commémoratives de la Ville
• Organiser les actions et activités liées au devoir de mémoire
• Participer aux cérémonies et manifestations du service Protocole et Mémoire pour en assurer le bon déroulement
• Accompagner et guider M. le Maire ou son représentant sur les réceptions et manifestations protocolaires

2/ Missions administratives :

• Piloter et gérer le fichier protocole de la Ville à partir du logiciel dédié (suivi, mise à jour, extraction des fichiers des contacts)
• Rédaction de courriers, fiches « projets », compte rendus
• Superviser si besoin les cahiers des charges, les demandes de devis du protocole rédigés par les assistantes Protocole et Mémoire (alimentation, boissons, réceptions)
• Mettre en place des outils de suivi et d’évaluation des différentes actions
• En lien avec le service Administratif et Ressources de la Direction des Relations Publiques :
- garantir les mises à disposition de l’Hôtel Groslot pour les réceptions (plannings de présence des vacataires, mise à disposition des équipements nécessaires aux diverses manifestations)
- Superviser la bonne réalisation de la comptabilité du service (s’assurer du bon règlement des factures)
- Gérer les cadeaux officiels et de prestige : commandes, gestion des stocks.



 

Compétences requises :
   
Savoir-faire :
•Très bonne maîtrise des outils bureautiques et informatiques
• Rigueur méthodologique
• Capacité à organiser des événements et à travailler de manière transversale
• Capacité à rendre compte et à travailler en autonomie
• Capacité rédactionnelle, maitrise orthographique, syntaxique et typographique
• Aisance orale
• Comprendre et appliquer rapidement les règles protocolaires lors des évènements et cérémonies publiques (accueil, placement, prise de parole, annonces protocolaires, gestion et suivi du déroulement de la cérémonie…)

Savoir être :
• Esprit d’équipe
• Méthode, sens de l’organisation
• Présence soignée
• Diplomatie, sens relationnel, de la réserve et de la discrétion
• Réactivité, sang froid
• Anticipation et esprit d’initiative
• Résistance au stress

Le Chargé-e des Manifestations Protocolaires est amené-e à interagir directement avec des interlocuteurs très variés, y compris de haut rang, et doit veiller dans ce cadre à exercer son activité avec discrétion et discernement.
  
 
Caractéristiques :

Lieu de travail : CENTRE MUNICIPAL
Horaires : Heures supplémentaires les samedis et/ ou dimanches selon planning établi donnant lieu à récupération ou paiement en fonction des évenements

- Grande disponibilité exigée (présence indispensable lors des événements organisés en soirée, ponctuellement le week-end et les jours fériés)
- Assurer la polyvalence pour les grands évènements de la direction.
- Permis B obligatoire
 
 

 Renseignements auprès de : Sylvie BAUCHET, Olivier RAVOIRE - 02 38 79 25 94

Clôture des inscriptions : 25/10/2019

Obligatoirement en ligne, via le site
www.orleans-metropole.fr 


 

Espace candidat
Candidature spontanée
Liste des offres / moteur de recherche