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Cadre d'emploi : Adjoint administratif territorial

 

 

Assistant de Direction (H/F)
Direction de la sécurité et de la tranquillité publique
   
Mission principale :
    
Au sein de l'équipe de la Direction Sécurité et Tranquillité Publiques, vous apportez une aide permanente au Maire Adjoint à la Sécurité et à la Tranquillité Publiques, à l'élu en charge de la Police Municipale Intercommunale des Transports et à l'équipe de direction en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.

      
Activités :
   
Organiser la vie professionnelle des directeurs et des élus :
- organiser les agendas et les prises de rendez-vous
- organiser les déplacements des directeurs et des élus
- gérer le courrier des directeurs et des élus
- rappeler les informations importantes et transmettre les messages
- préparer les dossiers relatifs aux réunions et rendez-vous du jour

Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques :
- prendre des notes et mettre en forme tout type de courriers
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- organiser et veiller au classement et à l'archivage des dossiers

Assurer l'accueil téléphonique et physique au secrétariat :
- assurer l'accueil physique et téléphonique de l'équipe de Direction et des élus
- renseigner les interlocuteurs et orienter les appels et les visites
- recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels

Organiser et planifier des réunions :
- rédiger les ordres du jour en concertation avec les cadres et les élus
- diffuser les ordres du jour validés en amont des réunions
- prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus

Assurer un appui transversal / Missions polyvalentes en lien avec l'assistante administrative :
- assurer la polyvalence au sein du secrétariat et participer à la continuité de service en l'absence de l'assistante administrative

 

Compétences requises :
   
Savoirs :
Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
Connaissance du fonctionnement des services de la collectivité
Règles de l'expression orale et écrite de qualité
Techniques de secrétariat

Savoirs Faire :
Utilisation Internet / Intranet
Elaboration de tableaux de bord et outils de planification et de suivi
Maitrise du Pack Office et des logiciels IXBUS
Travail en équipe

Savoirs être :
Très grande disponibilité
Discrétion professionnelle
Respect des obligations de confidentialité
  
 
Caractéristiques :

Lieu de travail : Hotel Groslot
Horaires : temps complet 39h avec ARTT

 

 Renseignements auprès de : Christophe RINGUET -

Clôture des inscriptions : 17/11/2019

Obligatoirement en ligne, via le site
www.orleans-metropole.fr 


 

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